Praxismanagement
Ein gut strukturiertes Praxismanagement optimiert Abläufe, steigert die Effizienz und verbessert die Patientenbetreuung.
- Zeitmanagement: Effektive Planung reduziert Wartezeiten.
- Patientenmanagement: Reibungslose Abläufe stärken das Vertrauen.
- Digitale Praxis: Moderne Technik optimiert Prozesse.
- Hygienemanagement: Klare Standards sichern Qualität.
- Notfallmanagement: Gute Vorbereitung ermöglicht schnelles Handeln.
Durch gezielte Maßnahmen wird die Praxis erfolgreicher, effizienter und patientenfreundlicher.
Warum ist Praxismanagement wichtig?
Ein gut organisiertes Praxismanagement ist die Grundlage für einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine optimale Patientenbetreuung. Durch effiziente Terminplanung, durchdachte Verwaltungsprozesse und ein strukturiertes Zeitmanagement bleibt mehr Raum für die persönliche Beratung und Betreuung von Patienten und Patientinnen.
Neben der direkten Patientenversorgung trägt ein effektives Praxismanagement auch zur wirtschaftlichen Stabilität der Praxis bei. Optimierte Abläufe vermeiden Leerlauf und Überbuchungen, steigern die Effizienz und verbessern die Arbeitszufriedenheit im Team. Ein gut strukturiertes Praxisumfeld sorgt zudem für ein angenehmes Arbeitsklima, in dem sich sowohl Mitarbeitende als auch Patienten wohlfühlen.
Gerade in der Okklusionstherapie ist es essenziell, Eltern und Kindern ausreichend Zeit zu widmen. Eine gezielte Aufklärung und Motivation kann den Therapieerfolg maßgeblich beeinflussen.
Eine strukturierte Praxisorganisation stellt sicher, dass genügend Zeit für individuelle Gespräche zur Verfügung steht, ohne dass Wartezeiten oder unnötige Stressmomente für das Praxisteam entstehen.
Zeitmanagement
Ein gutes Zeitmanagement ist der Schlüssel zu einem strukturierten und stressfreien Praxisalltag. Durch eine effiziente Terminplanung, klare Abläufe und eine bewusste Selbstorganisation bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die optimale Betreuung der Patientinnen und Patienten. Gleichzeitig hilft ein gutes Zeitmanagement, Überlastung zu vermeiden und die Arbeitszufriedenheit im Team zu steigern.
- Nutzen Sie digitale Terminplanungstools, um den Überblick über freie Zeitfenster zu behalten.
- Planen Sie feste Zeitfenster für verschiedene Behandlungen ein, um Abläufe zu standardisieren.
- Berücksichtigen Sie Pufferzeiten, um Verzögerungen auszugleichen.
- Kommunizieren Sie Wartezeiten transparent, um Frustrationen bei Patientinnen und Patienten zu vermeiden.
- Notieren Sie sich morgens die wichtigsten Aufgaben des Tages und erledigen Sie diese zuerst.
- Delegieren Sie Aufgaben im Team, um die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen.
- Vermeiden Sie Multitasking – konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen.
- Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente, Vorbefunde oder Formulare vorab vorliegen.
- Informieren Sie Patientinnen und Patienten rechtzeitig über erforderliche Unterlagen oder Vorbereitungen.
- Nutzen Sie Vorlagen für häufige Fragen, um Zeit bei der Beantwortung wiederkehrender Anliegen zu sparen.
- Klare Absprachen verhindern Missverständnisse und vermeiden unnötige Rückfragen.
- Nutzen Sie kurze Team-Meetings oder digitale Tools für eine schnelle interne Abstimmung.
- Halten Sie relevante Informationen an einem zentralen Ort zugänglich, sodass alle Mitarbeitenden darauf zugreifen können.
- Kurze Pausen zwischen den Terminen helfen, konzentriert und leistungsfähig zu bleiben.
- Regelmäßige Bewegung, z. B. ein kurzer Spaziergang, kann helfen, den Kopf freizubekommen.
- Planen Sie feste Pausenzeiten im Team, damit sich alle erholen können.
- Setzen Sie klare Grenzen und vermeiden Sie Überlastung durch realistische Zeitplanung.
- Nutzen Sie Entspannungstechniken wie Atemübungen oder kleine Achtsamkeitsmomente im Alltag.
- Suchen Sie aktiv den Austausch im Team, um Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen.
Tipp: Praxisurlaub frühzeitig planen
- Kommunizieren Sie Urlaubszeiten frühzeitig im Team, um Engpässe zu vermeiden.
- Informieren Sie Patientinnen und Patienten rechtzeitig über Schließzeiten oder Vertretungen.
- Nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege (Website, E-Mail, Aushang in der Praxis), um sicherzustellen, dass alle frühzeitig Bescheid wissen.
Unser Anamnesebogen hilft, wichtige Informationen bereits im Vorfeld zu erfassen – ideal auch für Patienten mit Sprachbarriere. Dank der Verfügbarkeit in mehreren Sprachen wird die Kommunikation erleichtert und der Praxisablauf optimiert.
Mit unserem Poster für die Sehschule informieren Sie Ihre Patientinnen und Patienten einfach und übersichtlich über die Schließszeiten.
Patientenmanagement
Ein gut organisiertes Patientenmanagement erleichtert den Praxisalltag, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Erfahrung der Patientinnen und Patienten. Neben einer freundlichen Atmosphäre und klaren Strukturen spielt auch eine professionelle Kommunikation eine wesentliche Rolle. Ziel ist es, eine patientenorientierte Betreuung zu gewährleisten, ohne den Praxisablauf zu belasten.
Ein reibungsloser Ablauf beginnt bereits beim ersten Kontakt:
- Freundlicher Empfang: Ein respektvoller und aufmerksamer Umgang sorgt für eine angenehme Atmosphäre.
- Gut strukturierte Praxisabläufe: Klare Zuständigkeiten und organisierte Prozesse verhindern unnötige Wartezeiten und Stress.
- Erreichbarkeit und Nachsorge: Eine zügige Bearbeitung von Anfragen und verständliche Informationen zu Behandlungen stärken das Vertrauen.
Eine wertschätzende Kommunikation ist die Basis für eine vertrauensvolle Patientenbeziehung. Dabei sollte Folgendes beachtet werden:
- Patientenzentrierte Kommunikation: Patientinnen und Patienten dort abholen, wo sie stehen – mit klaren, verständlichen Erklärungen.
- Empathisches Zuhören: Nachfragen, um sicherzustellen, dass alle Informationen richtig verstanden wurden.
- Verständliche Sprache: Fachbegriffe vermeiden oder verständlich erklären, um Unsicherheiten vorzubeugen.
Körpersprache bewusst einsetzen: Eine offene Haltung signalisiert Interesse und Zugewandtheit.
Tipp: Freundliche und wertschätzende Fragen fördern die Zusammenarbeit:
"Haben Sie noch Fragen zur Behandlung?"
"Gibt es etwas, das Ihnen Sorgen bereitet?"
Im Praxisalltag können herausfordernde Situationen entstehen. Ein professioneller Umgang hilft dabei, Konflikte zu vermeiden und das Vertrauensverhältnis aufrechtzuerhalten.
Das Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun nutzen:
Jede Aussage kann auf vier Ebenen verstanden werden – sachlich, emotional, beziehungsbezogen und als Appell. Wer die richtigen Ebenen erkennt, kann besser reagieren.
Umgang mit verschiedenen Patiententypen:
- Gesprächige, theatralische Personen → Wertschätzend zuhören, aber das Gespräch gezielt lenken.
- Anspruchsvolle, kritische Personen → Kontrolle geben, Transparenz schaffen und fachliche Kompetenz belegen.
- Unsichere, zurückhaltende Personen → Geduldig nachfragen und für Klarheit sorgen.
Tipp: Kritik oder negative Rückmeldungen nicht persönlich nehmen. Ruhige und sachliche Antworten helfen, die Situation zu deeskalieren.
Nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Struktur der Praxis beeinflusst das Patientenmanagement. Dazu gehört:
- Gut vorbereitete Behandlungsabläufe: Relevante Patienteninformationen sollten vor der Untersuchung griffbereit sein.
- Optimierte Dokumentation: Eine effiziente Verwaltung sorgt für weniger Zeitverlust und mehr Fokus auf die Betreuung.
- Klare Prozesse für Anfragen: Ob telefonisch oder digital – eine schnelle Bearbeitung vermeidet Frustration.
Terminzettelblock für die Augenpflastertherapie
Ideal für weniger digital affine Patienten: Unser Terminzettelblock hilft bei der Terminplanung und Okklusionsdauer – kompakt und übersichtlich für Eltern.
Digitale Praxis
Die Digitalisierung erleichtert den Praxisalltag, optimiert Arbeitsabläufe und spart wertvolle Zeit. Durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen profitieren sowohl das Praxisteam als auch die Patientinnen und Patienten. Der Umstieg auf eine digitale Praxis erfolgt schrittweise, sodass das Team genügend Zeit hat, sich mit den neuen Abläufen vertraut zu machen.
Eine digitale Praxis benötigt eine zuverlässige technische Infrastruktur:
- Leistungsfähige Computer – Überprüfung, ob eine Aufrüstung erforderlich ist.
- Schnelle Internetverbindung – Stabile Leitung für reibungslose Abläufe.
- Mobile Geräte – Tablets zur digitalen Datenerfassung von Patientinnen und Patienten.
Tipp: Investieren Sie schrittweise in digitale Lösungen, um das Team nicht zu überfordern und den Umstellungsprozess möglichst reibungslos zu gestalten.
Digitale Terminplanungssysteme bieten viele Vorteile:
- Online-Terminbuchung reduziert den Verwaltungsaufwand und entlastet das Praxisteam (Programme wie Doctolib, Cituro oder Tomedo)
- Automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail verringern die Anzahl versäumter Termine.
- Optimierte Auslastung durch intelligente Planungstools, die Pufferzeiten berechnen.
Tipp: Digitale Terminbuchungen ermöglichen eine bessere Planbarkeit und verringern das Telefonaufkommen in der Praxis.
Die digitale Patientenakte vereinfacht den Praxisalltag erheblich:
- Zentralisierte Datenverwaltung – Behandlungsverläufe, Diagnosen und Medikationspläne sind jederzeit abrufbar.
- Optimierte Nachverfolgbarkeit – Weniger Papier, schnellere Dokumentation und weniger Fehlerquellen.
- Datensicherheit – Verschlüsselte Speicherung sorgt für den Schutz sensibler Patientendaten.
Durch das Praxisverwaltungssystem (PVS) wird die Abrechnung effizienter:
- Automatisierte Rechnungsstellung spart Zeit und reduziert Fehler.
- Sichere Zahlungsabwicklung durch digitale Überprüfung und Erinnerungen.
- Weniger Verwaltungsaufwand – das Praxisteam kann sich stärker auf die Betreuung der Patientinnen und Patienten konzentrieren.
Tipp: Investieren Sie in Schulungen! So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden alle Funktionen der Software kennen und ihr volles Potenzial optimal nutzen können.
Digitale Sprechstunden bieten viele Vorteile, insbesondere für Patientinnen und Patienten in entlegenen Regionen oder mit eingeschränkter Mobilität:
- Flexible und ortsunabhängige Versorgung – ideal für Kontrolluntersuchungen oder Befundbesprechungen.
- Weniger Wartezeiten – kürzere Arzt-Patienten-Kontakte bei unkomplizierten Anliegen.
- Schnelle Übermittlung von Befunden – Befunde und Rezepte können direkt digital verschickt werden.
Tipp: Viele Patientinnen und Patienten wünschen sich moderne, flexible Lösungen – eine digitale Sprechstunde kann die Praxis entlasten.
Die digitale Transformation bringt viele Vorteile für den Praxisalltag:
- Entlastung des Teams durch automatisierte Abläufe und reduzierte Bürokratie.
- Bessere Patientenversorgung durch schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.
- Mehr Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch und effizientere Prozesse.
Die Digitalisierung revolutioniert das Gesundheitswesen und wird die Arbeit in Arztpraxen nachhaltig verändern. Mit den richtigen digitalen Lösungen lässt sich der Praxisalltag optimieren – für mehr Effizienz, weniger Stress und eine bessere Patientenversorgung.
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Hygienemanagement
Ein konsequentes Hygienemanagement ist essenziell für eine sichere und reibungslose Patientenversorgung. Durch klare Hygieneregeln werden Infektionsrisiken minimiert und die Gesundheit des gesamten Teams geschützt. Dazu gehören sowohl grundlegende Maßnahmen als auch organisatorische Anpassungen im Praxisalltag.
Grundlegende Hygienemaßnahmen
Eine der wichtigsten Schutzmaßnahmen im Praxisalltag. Desinfektionsmittelspender sollten an zentralen Punkten der Praxis platziert werden, insbesondere im Eingangsbereich und an Behandlungsplätzen. Dabei gilt:
- Mindestens 3 ml Desinfektionsmittel verwenden
- Mindestens 30 Sekunden Einwirkzeit beachten
- Nur Desinfektionsmittel mit der Deklaration „begrenzt viruzid“ oder „viruzid“ (gemäß RKI-Empfehlung) nutzen
Zum Schutz aller sollten Patientinnen, Patienten und Mitarbeitende angewiesen werden, beim Husten oder Niesen ein Taschentuch oder die Armbeuge zu verwenden. Ergänzend ist eine sofortige Handhygiene wichtig.
Um eine Übertragung durch Aerosole zu vermeiden, sollte auf eine regelmäßige Frischluftzufuhr geachtet werden. Falls Klimaanlagen genutzt werden, müssen diese entsprechend gewartet und mit geeigneten Filtern ausgestattet sein.
- Regelmäßige Desinfektion von Kontaktflächen (z. B. Türklinken, Tresen, Behandlungsliegen) mit geeigneten Flächendesinfektionsmitteln.
- Besondere Aufmerksamkeit auf Flächen in direkter Patientenumgebung.
- Einhaltung der vom Hersteller empfohlenen Einwirkzeiten.
Am Empfangsbereich oder in Sprechzimmern schützen Plexiglasscheiben das Personal und die Patientinnen und Patienten. Diese sollten regelmäßig mit geeigneten Desinfektionsmitteln gereinigt werden.
- Das Robert Koch-Institut (RKI) empfiehlt das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) je nach Expositionsrisiko.
- Je nach Situation sollte das Praxisteam mit FFP2-Masken oder medizinischem Mund-Nasen-Schutz (MNS) ausgestattet sein.
- Bei Tätigkeiten mit erhöhter Aerosolbildung (z. B. augenärztliche Untersuchungen) ist eine zusätzliche Schutzkleidung ratsam.
Organisatorische Maßnahmen
- Bodenmarkierungen helfen, den Mindestabstand im Wartebereich einzuhalten.
- Falls möglich, separate Wartezonen oder ungenutzte Behandlungsräume für die räumliche Trennung
- Automatische Türöffner oder offenstehende Türen vermeiden unnötige Berührungen.
- Alternativ: Türklinken regelmäßig desinfizieren und Hinweisschilder zur Nutzung von Ellenbogen oder Handrücken anbringen.
- Digitale Terminplanung zur Vermeidung von überfüllten Wartebereichen.
- Nach Möglichkeit spezielle Zeitfenster für unterschiedliche Patientengruppen einplanen (z. B. Routinekontrollen, akute Fälle, vulnerable Gruppen).
- Information über Änderungen über die Praxiswebsite oder per SMS-Benachrichtigung.
Notfallmanagement
Obwohl echte Notfälle im Praxisalltag selten auftreten, ist es essenziell, dass das gesamte Team auf außergewöhnliche Situationen vorbereitet ist. Nur durch regelmäßige Schulungen und klare Abläufe kann in einem Ernstfall schnell und sicher gehandelt werden.
Ein gut durchdachtes Notfallmanagement hilft dabei, im Ernstfall Ruhe zu bewahren und lebensrettende Maßnahmen zügig einzuleiten. Dabei sind drei zentrale Aspekte besonders wichtig:
- Früherkennung eines Notfalls: Alle Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, potenziell lebensbedrohliche Situationen schnell zu erkennen.
- Klare Aufgabenverteilung: Jedes Teammitglied muss wissen, welche Maßnahmen einzuleiten sind und wer welche Verantwortung übernimmt.
- Grenzen der Erstversorgung kennen: Das Praxisteam übernimmt die Erste Hilfe – nicht die vollständige medizinische Versorgung. Sobald der Rettungsdienst eintrifft, übergibt das Team alle relevanten Informationen und unterstützt nach Möglichkeit.
Notfälle erkennen und richtig handeln
Ein Notfall besteht, wenn eine Patientin oder ein Patient lebenswichtige Funktionen wie Bewusstsein, Atmung und Kreislauf nicht mehr aufrechterhalten kann. Ursachen können u. a. sein:
- Atem- und Kreislaufstillstand
- Akute Vergiftungen
- Schlaganfall
- Herzinfarkt
- Starke Blutungen oder Schädelverletzungen
- Schwere Unterzuckerung
- Laut ansprechen und an den Schultern rütteln.
- Falls keine Reaktion erfolgt: Atemkontrolle durchführen.
- Falls keine normale Atmung erkennbar ist: Sofort den Notruf absetzen (112) und mit Reanimationsmaßnahmen beginnen.
- Heben und Senken des Brustkorbs beobachten.
- Atemgeräusche hören oder Luftstrom mit Wange und Hand spüren.
- Falls keine normale Atmung erkennbar ist, sofortige Wiederbelebungsmaßnahmen einleiten.
- Puls an der Halsschlagader oder am Handgelenk tasten.
- Falls kein Puls vorhanden ist: Notruf absetzen und mit Wiederbelebung beginnen.
Bei einem Notfall gilt: So früh wie möglich die 112 rufen!
Ablauf des Notrufs:
- Ruhig bleiben und sich vom Leitstellenpersonal durch das Gespräch führen lassen.
- Präzise Angaben machen: Wo befindet sich die betroffene Person? Was ist passiert?
- Nicht auflegen, bevor die Rettungsleitstelle das Gespräch beendet.
- Falls möglich: Eine Person aus dem Team sollte den Rettungsdienst einweisen und zur Haustür begleiten.
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Wir begleiten Fachkräfte, Eltern und Kinder zuverlässig durch die Okklusionstherapie und stehen mit unseren Augenpflastern sowie vielfältigen Unterstützungsangeboten zur Seite. Unser Ziel ist es, die Therapie bestmöglich zu erleichtern und gemeinsam den Therapieerfolg zu fördern.
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